Avant de lire cet article, obtenez mes conseils d'entrepreneurs GRATUITEMENT ici

Le secrétariat à distance, spécialité d’aadprox.com notamment, correspond à une forme de sous-traitance qui a commencé à se démocratiser dans les années 1980. Les outils informatiques et de télécommunication modernes ont contribué à l’expansion de cette pratique.

Les missions concernées par le secrétariat à distance

Ce sont en premier lieu toutes les formalités administratives, qu’il s’agisse de démarches ponctuelles à effectuer ou de tâches plus récurrentes. De la déclaration d’activité au règlement de la CFE en passant par des dépôts d’actes divers et variés, un secrétariat est susceptible d’accomplir ces tâches pour le compte d’une entreprise.

On fait aussi référence à la permanence téléphonique externalisée. L’accueil téléphonique ne doit pas être négligé : il permet entre autres de fixer des rendez-vous, de transférer des appels, de noter des messages et – bien entendu – d’apporter des renseignements aux interlocuteurs. La saisie de données figure aussi parmi les missions qu’une entreprise peut déléguer pour des raisons qui lui sont propres. Cela inclut la numérisation de documents, la mise en forme de tableaux chiffrés ou encore l’actualisation d’informations. La gestion administrative du courrier et le classement de documents sont d’autres missions plus ou moins fastidieuses qui sont confiées par des professionnels à des secrétariats à distance.

Les avantages pour les entreprises

En premier lieu, différents corps de métiers peuvent faire appel à un tel prestataire de services, dont les artisans, les professions juridiques (avocat, notaire, huissier…) et les experts du domaine médical. L’externalisation du secrétariat s’adapte aux besoins des entreprises, elles ont l’opportunité d’en bénéficier ponctuellement ou d’adopter ce type de prestation sur la durée. C’est un gain de temps, elles n’ont pas à accomplir certaines tâches et peuvent consacrer davantage d’heures de travail à d’autres missions plus importantes pour le développement de leur activité.

Par ailleurs, le secrétariat à distance permet de s’affranchir des problèmes inhérents à l’absentéisme. En outre, l’externalisation est opportune pour les entreprises qui n’ont pas forcément les moyens de recruter un salarié en CDI et doivent se rabattre sur une secrétaire à distance, quand bien même leur « business » a progressé. En sollicitant un prestataire qui s’occupe de leurs tâches de secrétariat, elles n’ont même pas à redouter un coup d’arrêt de leur activité.

Les limites du secrétariat à distance

Une partie des professionnels craint de déléguer une part de ses missions. Ce mode de travail singulier rebute notamment les professionnels pour des problématiques de confiance et de confidentialité. Si ce sont généralement les grandes sociétés qui s’inquiètent de l’espionnage industriel, il n’est guère évident dans un premier temps de confier ses documents et d’éventuelles données stratégiques à un prestataire.

Ensuite, les professionnels peuvent à juste titre s’interroger sur les bénéfices économiques du télésecrétariat et se demander si les heures de travail effectif sont déterminées avec justesse. Les secrétaires sont susceptibles de prioriser certaines tâches au détriment d’autres, des choix qui pourraient être désapprouvés par l’entreprise. La transition est toute faite pour évoquer le dernier inconvénient : il s’agit de l’absence de relations humaines. Cela peut gêner certains collaborateurs pour des considérations morales et favoriser les incompréhensions dans l’attribution de certaines tâches. D’où l’importance de déléguer ses travaux à des sociétés de confiance.

Rémy Bigot

Dans le webmarketing depuis 2003, je suis passionné par l'entrepreneuriat, les startups et le web en général.
J'ai travaillé dans plusieurs agences web et je suis maintenant consultant en webmarketing indépendant. J'accompagne plusieurs entreprises dans leur réussite sur internet. Plus d'infos ici.
Suivez-moi sur Twitter @remybigot
Share This